Uit de praktijk: draagvlak creëren

In gesprek bij twijfel over draagvlak

Het creëren en behouden van draagvlak vraagt gedurende de gehele looptijd van een project aandacht (niet alleen aan het begin van het project). Ga als er twijfel is over de aanwezigheid van draagvlak hierover het gesprek aan met bijvoorbeeld het management. De volgende twee voorbeelden van deelnemers aan het lerend netwerk  illustreren hoe belangrijk het is voortdurend aandacht te besteden aan duurzame inzetbaarheid.

De projectleider als ‘excuustruus’?

Een projectleider, bij wie de verantwoordelijkheid voor duurzame inzetbaarheid is belegd, had het gevoel dat het thema bij haar was neergelegd voor de vorm en niet omdat het management er ook echt mee aan de slag wilde. Zij voelde zich de “excuustruus”. Zij heeft dit besproken in het managementteam (MT)  en aangegeven dat als er geen draagvlak voor is, ze er ook niet mee aan de slag zou gaan. Het bespreekbaar maken van haar zorgen zette het MT aan het denken. Het  resultaat was een MT dat zich uitsprak daadwerkelijk  met het thema verder te willen. Inmiddels is ook een budget gereserveerd om het plan van aanpak uit te kunnen voeren’ .

Een verantwoordelijke voor het thema in het MT

Het creëren van draagvlak bij het bestuur en management is belangrijk. Als dit niet goed is geborgd, kan het lastig worden om het project verder uit te voeren binnen de organisatie. Zo bleek binnen één organisatie dat het project rond duurzame inzetbaarheid niet van de grond kwam, omdat het thema op onvoldoende hiërarchisch niveau was belegd. De projectleider is momenteel bezig om ervoor te zorgen dat een manager binnen het MT verantwoordelijk wordt voor duurzame inzetbaarheid.

Om de betreffende manager op deze taak voor te bereiden, voert de projectleider gesprekken met hem/haar over wat duurzame inzetbaarheid inhoudt en hoe je het MT mee kunt krijgen om met het thema aan de slag te gaan. Op deze manier kan de manager het onderwerp duurzame inzetbaarheid vertegenwoordigen in het MT. Ook zullen met het MT workshops worden georganiseerd om tot een meer gezamenlijk beeld te komen van het belang van het thema voor de organisatie en wat de organisatie er aan kan doen om duurzame inzetbaarheid te vergroten.

Voorbeelden van communicatie over duurzame inzetbaarheid

Een goede communicatie over duurzame inzetbaarheid draagt  bij aan het creëren van draagvlak op de werkvloer.  De organisaties die deelnamen aan het project duurzaam werken in de VVT 2.0, zoals via het onderdeel het lerend netwerk, besteden dan ook allemaal aandacht aan communicatie, zoals uit onderstaande voorbeelden blijkt.

Periodiek aandacht voor het thema in het eigen nieuwsblad en op intranet

Een van de deelnemers heeft al een paar keer een stukje over duurzame inzetbaarheid  geschreven in hun nieuwsbrief en wil dit blijven doen: ‘Belangrijk is dat in ieder stukje steeds consequent dezelfde boodschap terug komt, namelijk dat de medewerkers ook voor zichzelf moeten zorgen.’

Een andere VVT-organisatie heeft recent een eerste stuk geschreven voor in het blad. ‘Dit was een eerste trigger. Het idee is om iedere keer iets op te nemen over duurzame inzetbaarheid.  We willen dat op een leuke manier brengen, bijvoorbeeld in de vorm van een strip.’

Ook wordt gekozen voor het inzetten van intranet. Binnen een van de  organisatie is dit een belangrijk communicatiemiddel, omdat de medewerkers verdeeld zijn over verschillende gemeenten en locaties. Bovendien zijn ze veel op pad. Hierdoor is het moeilijk voor de organisatie om iedereen te bereiken en is intranet een handig middel.

Workshops  Zorg voor je zelf

Een van de deelnemende organisatie heeft  duurzame inzetbaarheid op actieve wijze  geïntroduceerd, namelijk  via workshops. De workshops werden uitgevoerd onder de naam:  ‘zorg voor jezelf’.Tijdens  deze workshops is een belangrijke boodschap aan medewerkers: ‘Stap naar voren als je niet meer vanzelfsprekend je werk kan doen.’ Hiermee willen ze de eigen verantwoordelijkheid van werknemers uitdragen. De bedoeling is de reeks uit te breiden met titels als: Zorg voor jezelf in de overgang” en  “Zorg voor jezelf en zwanger zijn.

Campagne rond passie voor de zorg

Een andere projectleider bereidt een communicatiecampagne voor, gericht op het thema “zorg voor jezelf.” Centraal staat het thema ‘passie voor zorg’ en het feit dat werknemers alleen maar met passie hun werk kunnen blijven doen als ze ook voor zichzelf zorgen.

Een jaarkalender Duurzame inzetbaarheid

Ook is een van de deelnemers van plan een jaarkalender voor duurzame inzetbaarheid te ontwikkelen. Het idee is om eens in de twee maanden met een ludieke actie een bepaald aspect van duurzame inzetbaarheid centraal te stellen om zo het thema steeds op een andere manier onder de aandacht brengen. Bijvoorbeeld door de maand van de sport (het aanbieden van gratis fitness les, het gebruik van de trap stimuleren), de maand van het zaaien (fruit neerzetten op alle locaties, alle medewerkers ontvangen een zakje met tuinkerszaadjes), de maand van de ontwikkeling (aandacht voor scholing en opleidingsmogelijkheden), de maand van de toekomst en de maand van de aanwezigheid (aandacht voor ziekteverzuim).

De kracht van de OR benut

De OR kan een belangrijke rol spelen in het verkrijgen van draagvlak in de organisatie. Ze kunnen ambassadeur zijn voor duurzame inzetbaarheid in de organisatie. Hieronder staan een aantal voorbeelden hoe de OR zijn krachten kan benutten:

Een informatiemarkt

Eén van de VVT- organisaties die meedeed aan het project Duurzaam werken in de VVT 2.0 organiseert binnenkort een markt voor medewerkers waar zij over verschillende onderdelen van het beleid van de organisatie informatie kunnen krijgen. Hier nemen zr ook mee wat  de organisatie fdoet aan  duurzame inzetbaarheid en waarom.. De markt is een initiatief van de OR. Veel medewerkers weten door de aard van het werk vrij (thuiszorg) weinig over wat er speelt en waarom bepaald beleid voor de organisatie van belang is. De leden van de OR hebben door hun OR-werk meer zicht gekregen op de organisatie en op de keuzes die de organisatie maakt. Dat vinden de OR-leden waardevol en dit inzicht willen ze hun collega’s die geen OR-leden zijn ook bieden.

Communicatie vanuit de OR

Binnen een aantal deelnemende organisaties  worden medewerkers ook  via verslagen van de vergaderingen van de OR geïnformeerd over duurzame inzetbaarheid. Via die weg hebben medewerkers kunnen lezen wat er op het gebied van duurzame inzetbaarheid gebeurt en wat de voortgang is. Een van de OR’en heeft een stukje geschreven in de nieuwsbrief  voor medewerkers waarin ze  aangeeft dat de balans tussen werken en ontspanning heel belangrijk is en dat ze in dat kader de gedachte ondersteunen om vakantie-uren in het desbetreffende jaar op te nemen.